Как правильно работать с почтой

Как правильно работать с почтой

Всем привет! Продолжим более подробно погружаться в функционал яндекса. В одной из статей мы с вами уже разбирались в том, как завести почтовый ящик на яндексе. Сегодня продолжим эту тему и более подробно разберем как пользоваться яндекс почтой. Узнаем множество ранее незнакомых ее возможностей. раскроем максимум функций и «фишек» вашего почтового ящика.

Авторизация и предварительная настройка

Чтобы зайти в почту на Яндексе через браузер достаточно перейти на страницу yandex.ru, нажать на кнопку с соответствующим названием «Войти в почту» в правом верхнем углу страницы и в открывшемся окне ввести логин и пароль своего аккаунта.

Оказавшись на странице с письмами, стоит настроить работу почты под себя. Базовые возможности достаточно минималистичны, а настройки имеют много интересного. Предварительная настройка Яндекс-почты включает множество пунктов.

Начать стоит с посещения настроек аккаунта: кликните по значку вашего логина (по умолчанию в кружке изображены первые буквы имени и фамилии, указанные при регистрации) в верхнем правом углу страницы и в выпадающем меню выберите «Управление аккаунтом».

Здесь можно добавить фото, которое будут видеть все, кто получают от вас письма и отвечают на них, изменить персональные данные, добавить аккаунты соцсетей для быстрого входа без ввода пароля от Яндекса, а также улучшить безопасность аккаунта: настроить двухфакторную аутентификацию, пароли для приложений Яндекса или для самой почты, добавить дополнительный ящик для восстановления в случае потери доступа к этому аккаунту.

Для придания почте индивидуальности есть настройка интерфейса Яндекс-почты — это изменение скучной стандартной темы на что-то радующее глаз.

Для этого найдите значок шестеренки вверху справа главной страницы ящика. Кликнув по нему из выпадающего списка выберите пункт «Оформление» и примените любую понравившуюся тему. Теперь разбирать письма станет приятнее.

Как пользоваться электронной почтой на Яндексе

Электронная почта — это не только отправка и чтение корреспонденции. Вы можете сделать работу с письмами удобной и быстрой. Это особенно актуально для тех пользователей, кто пользуется Яндекс-почтой в рабочих целях и вынужден разбирать сотни е-мэйлов каждый день.

Создание и отправка писем

Для создания нового письма нажмите на большую кнопку «Написать» вверху страницы. Вас встретят поля:

«От кого»: здесь можно отредактировать имя отправителя или выбрать другое окончание адреса почтового ящика.

«Кому» в этой строке вы указываете полный адрес почты получателя со значком «@» и доменом почтового сервиса (например, @yandex.ru).

«Тема» укажите тематику письма, чтобы получатель быстрее понял о чем оно и от кого.

Ниже в окне редактора введите текст письма. Панель редактирования позволяет вставлять в письмо разнообразные элементы: списки, цитаты, гиперссылки, изображения, а также красиво оформлять текст.

Для активации функции оформления письма нужно кликнуть на кнопку «Без оформления».

Если подобное письмо вам предстоит отправить большому числу людей, то сохраните его как шаблон, чтобы не писать снова. Для этого, перед отправкой, в конце строки «Тема» кликните по слову «Шаблон». Кнопка «Отправить» доставит письмо адресату.

В случае, если вам нужно ответить на полученное письмо, пользоваться кнопкой «Написать» необязательно. Вы всегда можете нажать на «Ответить» в окне открытого письма, чтобы написать ответ.

Как отправить вместе с текстом фотографию и другие файлы

Если вы хотите кроме текста передать получателю какой-либо файл, есть три способа. В окне ввода текста письма на панели редактирования есть три значка — скрепки, яндекс диска и конверт.

Нажав первое, выберите файл на жестком диске вашего компьютера — при отправке письма он будет отправлен вместе с письмом как вложение.

Прикрепить фото к письму можно за четыре клика

Если отправляемый файл или фото находится на яндекс диске жмите на соответствующий значёк. В открывшемся окне выбирайте нужный файл и отправляйте его прямо из своего яндекс диска.

На мой взгляд, это самый удобный и быстрый вариант отправки файлов. Этот способ дает возможность отправлять файлы и фотографии при помощи смартфона. Вы можете прикрепить любое количество файлов и не только фотографий, но и текстовые документы, PDF-файлы, архивы и т. д. Ваш адресат получит письмо со ссылками на эти файлы и сможет их скачать с вашего яндекс диска.

Подробнее о загрузке фотографий в облачное хранилище яндекса вы можете прочитать в нашей статье: как загружать фотографии на яндекс диск.

Если вам нужно отправить файл, который находится в почтовых вложениях кликайте значёк конверта в панели редактирования, выбирайте нужный файл из почты и прикрепляйте его к этому письму для отправки. Работает этот способ аналогично предыдущему. Так, если бы вы отправляли файл с яндекс диска.

Выбрав значок с картинкой в панели редактирования, можно вставить в текст письма фотографию, введя прямую ссылку на это изображение в интернете.

Работа с адресной книгой

Адресная книга — удобный способ собрать в одном месте всех важнейших адресатов. Открыть список ваших контактов можно кликнув по слову «Контакты» в верхней части главной страницы почты правее от надписи «Яндекс Почта».

В разделе «Контакты» можно вручную добавить контакт, заполнив все его данные в соответствующие поля.

Для настройки адресной книги нажмите на уже знакомую вам кнопку с шестеренкой и выберите пункт «Контакты».

Вы можете убрать или оставить галочку напротив автоматического сбора контактов, загрузить контакты из файла или сохранить уже имеющиеся контакты в файл.

Читайте также:  Как открыть электронную почту на планшете

Как найти необходимое письмо?

Если вам понадобился конкретный и-мэйл, а вы помните точное словосочетание из него или другие данные, то введите их в пустой строке рядом со словом «Найти» вверху страницы. Появится список с наилучшими совпадениями.

Что такое метки и как их использовать?

Метки — способ каталогизации писем по важности, тематике, адресатам (например: рабочие контакты, друзья, родственники, сервисы). Откройте любое письмо и в верхней строке после «Ответить, переслать, удалить…» вы увидите кнопку «Метка».

По умолчанию список вариантов мал, но в выпадающем меню можно выбрать «Новая метка». Придумайте ей название и выберите комфортный цвет. Теперь помеченное таким образом письмо легче найти в общем списке.

Вы также можете настроить автоматическую установку такой метки на аналогичные письма.

Как перемещать письма между папками?

Рядом с кнопкой «Метка» есть значок «В папку». Перемещение письма произойдет при выборе папки. Можно создавать свои папки, например «Письма от коллег» или «Особой важности».

Ускорение работы с почтой при помощи горячих клавиш

Находясь на главной странице почты нажмите клавишу «?» или просто «7» (зажимать Shift не нужно). Откроется мини-окошко со списком всех доступных горячих клавиш для более эффективной работы с письмами и контактами.

Если этот прием не сработал, нажмите на шестеренку и выберите «Прочие». Найдите пункт «Использовать горячие клавиши» — там должна стоять галочка. Для отключения комбинаций клавиш уберите ее.

Мобильное приложение Яндекс-почта: как пользоваться

В App Store для iOS и в Google Play для Android вы без труда найдете приложение Яндекс-почта. Оно пользуется большой популярностью и представляет собой удобный способ чтения и отправки писем с мобильного устройства.

Установив его на смартфон или планшет при первом запуске потребуется авторизация по логину и паролю. Доступ ко всем возможным функциям и папкам осуществляется по кнопке контекстного меню в верхнем левом углу экрана.

Приложение дублирует основные возможности браузерной почты. Для примера отметим: кнопка «написать письмо» находится в верхнем правом углу экрана.

Если забыли пароль от почты

Есть три способа восстановления доступа к ящику:

  1. по номеру привязанного мобильного;
  2. с помощью дополнительного ящика (если указан);
  3. ответом на секретный вопрос.

Поэтому заранее позаботьтесь о том, чтобы в случае потери пароля вы могли воспользоваться любым из этих вариантов.

Удаление почтового ящика на Яндексе

Если почта вам больше не нужна, вы можете удалить аккаунт.

Зайдите в «Управление аккаунтом» и прокрутите страницу до самого низа.

Там есть бледная надпись «Удалить аккаунт».

Помните: при удалении аккаунта будут удалены все сервисы яндекса, которые были на нем активны включая яндекс диск с файлами, фотографии и альбомы. К тому же вы навсегда потеряете доступ к своему кошельку яндекс деньги. Поэтому, если вы решили удалить аккаунт на яндексе взвесьте все «за» и «против» и подготовьтесь к этому заранее.

Доплата за классное руководство: как оценить 24 часа "боевой готовности"?

Средняя зарплата учителя в России. Часть 2: «Где живут самые бедные педагоги?»

Средняя зарплата учителя в России. Часть 1: «Где живут самые богатые педагоги?»

Опрос

Хотели бы вы принять участие в федеральной программе "Земский учитель"?

Да, но только на пять лет по контракту, потом уехала(а) бы обратно в город

Да, я мечтаю жить в селе. Это здоровье, простота и доброта людей, близость к природе, малая наполняемость классов и другие плюсы

Хотел(а) бы, но не подхожу по условиям программы. Необходимо их расширить, в частности, по возрасту участников и их образованию

Всего проголосовало: 15

Текущий номер

О подготовленности учителей и образовании

номер 14, от 7 апреля 2020

Читайте в следующем номере «Учительской газеты»

В условиях дистанционного образования сильнее всего страдают сельские школы и учителя. Как организовать удаленное обучение там, где не всегда есть Интернет или его скорости недостаточно? В создавшейся ситуации станут явными проблемы с инфраструктурой в глубинке.

Дистанционное образование не является ноу-хау, убежден академик РАО Виктор Болотов. По его словам, в былые времена оно было хорошо известно под именем заочного образования. Относительно его качества можно говорить много, но главная задача, которая до сих пор не решена, – это мотивация учащихся.

В ситуация, когда школьники и учителя ушли на вынужденные каникулы, насущным стал вопрос о ценностях семьи, способах длительного совместного времяпровождения детей с родителями, внуков – с бабушками и дедушками. В историческом плане эти размышления связаны с личностью Алексея Острогорского, видного педагогического мыслителя, замечательного теоретика и практика семейного воспитания, чей 180‑летний юбилей отмечается в этом году.

Какие выгоды дают космические исследования для жизни на Земле? В чем заключается важность и взаимная польза международного сотрудничества на космическом поле? Как изменились требования к этой профессии? В преддверии Дня космонавтики мы пообщались с Сергеем Рязанским, летчиком-космонавтом, Героем России, совершившим два длительных полета на МКС.

Наши приложения

27 сентября 2015 года в 16:09

10 правил работы с электронной почтой

Инструкция для новичков Наринэ Исаханян зам. директора ГБОУ Школа №1329

1. Указывайте тему письма корректно

Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.
Если в результате переписки тема изменилась — измените её в этом поле.

Читайте также:  Как писать текст в автокаде 2016

2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.

3. Краткость — сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.

4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, "Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой". Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.

5. Ответить или Ответить всем

Обратите внимание на эти две кнопки при получении письма. Назначение у них разное! Отправитель может прислать не личное письмо, а сделать групповую рассылку. При этом в копии письма Вы можете увидеть всех адресатов. Именно в этом случае появляется кнопка "Ответить всем". Нажимайте на кнопку "Ответить всем" в случае, когда необходимо донести информацию всем, кто в копии. Если же Вы хотите ответить только отправителю, то нужно нажать кнопку "Ответить".

6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.

7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать "С уважением, . ". В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.

7. Слово не воробей, вылетит — не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.

8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.

Елена Щур

Как справляться с бесконечным потоком электронных писем? T&P подготовили два десятка советов от сайта The Muse, которые помогут навести порядок в папках, сократить объем сообщений и научат тратить на них меньше времени.

Не засорять

• Самый простой способ сократить объем писем — отписаться от множества рассылок, которые вы каждый раз собираетесь прочесть, но никак не найдете на это время. Полезный сервер, чтобы отписаться от всех ненужных рассылок сразу, — Unroll.me.

• Если вам приходит много нежелательных писем с персональных почтовых ящиков, попробуйте BoxBe. Сервис использует персонализированный «Гостевой список» и доставляет письма только от людей из него. При этом они попадают во «Входящие» только после вашего подтверждения. Все остальные письма он помещает в отдельный «Список ожидания».

• Используйте автоответчик, причем не только во время отсутствия в офисе. Автоматическое сообщение не обязательно должно быть длинным и подробным. Достаточно просто написать «Добрый день! Я получил ваше сообщение и отвечу при первой возможности». Такое письмо поможет оградить вас от потока последующих сообщений от особо нетерпеливых.

• Не пытайтесь сразу же отвечать на все письма. Многие «срочные» вопросы решатся без вашего участия. Если вы повремените с ответом, люди будут больше полагаться на себя и реалистичнее оценивать скорость реакции на свои запросы.

• Не заставляйте собеседников писать вам в ответ уточняющие письма: заканчивайте свои сообщения четкими инструкциями, а не вопросами. Вместо «Вернемся к этому вопросу на следующей неделе?» напишите «Я позвоню вам утром во вторник, чтобы снова это обсудить». Если человека не устроит время, он сообщит об этом, а так вы избавитесь от лишней переписки.

Тратить меньше времени

• Если вы хотите, чтобы сообщения были короткими и при этом эффективными, постарайтесь не писать в одном письме больше пяти предложений. Для этого даже существует специальный сайт: Five.Sentenc. Его авторы советуют относиться ко всем письмам как к СМС, где одно сообщение ограничено определенным количеством знаков. Поскольку знаки считать сложно, нам предлагают считать предложения.

• Если одни и те же письма приходится отправлять по многу раз, создайте шаблоны в папке «Черновики» или воспользуйтесь функцией по созданию шаблонов в «Лаборатории» Gmail. Можно создавать неограниченное число шаблонов, а затем вставлять их в сообщения. Вот инструкция по настройке функции и 25 полезных шаблонов для переписки.

• Если вы отправляете много писем с телефона, попробуйте использовать автозаполнение. Эта функция позволяет настраивать сокращения, которые преобразуются в полноценный текст. Например, «rl8» может превратиться в «Я опаздываю» (I’m running late). Инструмент может пригодиться, когда вы будете бежать на очередное совещание.

Читайте также:  Как подключить вай фай наушники к компьютеру

• Если вам по роду деятельности не нужно постоянно проверять почту и немедленно отвечать на письма, выделите определенное время, когда вы будете это делать. Каждый день можно выбирать разные часы, но установите этот промежуток для себя сознательно. Например: «Сегодня я буду проверять почту с 9 до 10 утра, а затем проверю ее после обеда с 16 до 17».

• Добавьте в папку «Входящие» два ярлыка (или фильтра в Gmail): «Быстрый ответ» и «Требует времени». Когда у вас появится время для спокойной вдумчивой работы, откройте вторую папку и решите, на какие письма следует ответить в первую очередь. А когда в следующий раз вы будете ждать автобус или стоять в очереди за кофе, вместо Instagram откройте папку «Быстрый ответ».

• Настройте свою почту так, чтобы после отправки, сохранения или удаления письма вы попадали в следующее, а не возвращались в папку «Входящие». В Gmail это можно сделать с помощью функции «Автопереход» в «Лаборатории». Так вы сможете экономить время, не выбирая, какое письмо открыть следующим.

• Если вам регулярно приходится разбирать горы писем, а времени на это очень мало, потренируйте свои навыки в игре The Email Game. За 5 минут вы читаете как можно больше писем, а после получаете очки. В игре можно также попробовать поработать с 10–20 письмами одновременно, чтобы лучше справляться с обычной ежедневной перепиской.

Порядок в папке «Входящие»

• Не храните все письма во «Входящих»: либо удаляйте их, либо сохраняйте, либо архивируйте после прочтения. Исследователи Принстонского института нейронауки доказали, что хаос мешает нам сосредоточиться. Это касается и беспорядка в сети: чем больше писем у вас перед глазами (даже если они уже прочитаны и не требуют ответа), тем больше времени требуется мозгу на обработку информации о каждом из них.

• Некоторые не любят составлять списки дел и предпочитают хранить все задачи в почте. Но все же для таких задач, как «Составить предложение для нового клиента» или «Оплатить аренду офиса», лучше подыскать более удобный вариант. Если использовать для этого папку «Входящие», вашим временем начинают распоряжаться другие люди: каждое новое письмо превращается в очередную задачу, хотите вы того или нет. Если же сознательно заносить дела в список, вы будете сами решать, действительно ли это нужно сделать прямо сейчас или стоит заняться другими делами.

• Gmail можно настроить так, что определенные письма не будут отражаться во «Входящих». Например, автоответы по платежам. Можно настроить их автоматическую архивацию с пометкой «Финансы». Как правило, вы не читаете такие сообщения, но, если понадобится заглянуть в то или иное письмо, его можно будет легко найти.

• Кстати, о поиске. Перед отправкой письма проверьте, сможете ли вы отыскать его в почте в будущем. Что вы наберете в поисковой строке? Есть ли ключевые слова в письме? Возможно, стоит поменять тему «Итоги встречи с Иваном» на «Итоги августовской встречи с Иваном Смирновым из Amazon».

«Прокачать» свою почту

• В электронной почте можно наклеивать записки типа Post-it: попробуйте удобный сервис Notes. Он позволяет «клеить» записки или делать пометки к любому письму, переписке или к папке почтового ящика.

• Для тех, кто хочет всегда быть на связи в соцсетях, есть плагин Rapportive для Gmail. Он отражает всю информацию о ваших друзьях из социальных сетей в почтовом ящике, что позволяет связываться с контактами в LinkedIn, Facebook или Twitter напрямую из почты. Можно смотреть и истории переписки с этими людьми, чтобы понимать, какие вопросы еще не решены. Можно также делать пометки и добавлять контакты этих людей в ваш аккаунт.

• Gmelius — это специальное расширение для браузеров Chrome, Firefox и Opera для оптимизации работы с Gmail. Например, с помощью Gmelius можно очистить интерфейс почты от рекламы или отключить сервисы по отслеживанию писем, если хотите сохранить приватность. Еще одна удобная функция — автоматическая кнопка «Отписаться», которая срабатывает, как только Gmelius замечает массовую рассылку. Она заменяет кнопку «Спам» в Gmail.

• Если вы знаете, к каким письмам нужно вернуться в будущем, но боитесь забыть о них, попробуйте установить Boomerang. Сервис в настоящий момент совместим с Gmail или Outlook. Можно настроить его так, чтобы письмо исчезло на время, а потом в определенный момент снова появилось в папке «Входящие». Так вы избавите свою почту от лишних писем. С помощью Boomerang можно устанавливать время отправки письма, если хотите, чтобы оно ушло позже, в том числе настраивать автоматическую отправку регулярных писем.

• Поизучайте возможности Лаборатории Gmail. Например, там есть функция «Отменить отправку» или просмотр календаря прямо в почте. Зайдите в «Настройки» почты Gmail, а оттуда перейдите в «Лабораторию».

• Если вам часто приходится подписывать и отправлять много документов, попробуйте программу Hellosign. Она позволяет подписывать документы и заполнять формы прямо в почте. Настоящее спасение для тех, кто ненавидит сканеры, принтеры, факсы.

Иконки: 1) Luis Prado, 2) Ilsur Aptukov, 3) Christopher T. Howlett, 4) Luis Prado.

Ссылка на основную публикацию
Как поставить старую версию скайпа
Программа Skype, как и любой другой активно развивающийся софт, постоянно обновляется. Однако не всегда новые версии выглядят и работают лучше...
Как повернуть диаграмму на 90 градусов
Научимся вращать (поворачивать) график функции относительно начала координат. Для примера используем график функции y=x*sin(10*x). Координаты (x'; y') в результате поворота...
Как повернуть купольную камеру видеонаблюдения
Страница 12 5 Регулировка положения видеокамеры Положение купольной видеокамеры можно регулировать по двум осям. Следя за изображением на мониторе, отрегулируйте...
Как поставить фотографию на контакт в андроид
На любом смартфоне реализована возможность установки изображения на телефонный контакт. Оно будет отображаться при поступлении входящих звонков от этого контакта...
Adblock detector