Как считать в access

Как считать в access

В Accessвычисления выполняют в запросах и в отчетах. Все вычисления по формулам осуществляют только в запросах с помощью строки Групповая операция. Чаще всего используются следующие функции этой строки.

· Выражение. Выполнение вычислений в поле по формуле.

· Суммирование (Sum). Суммирует все значения выбранного поля.

· Среднее значение (Avg). Вычисляет среднее значение всех чисел в выбранном поле.

· Минимум (Min). Определение наименьшего числа в поле.

· Максимум (Max). Определение наибольшего числа в поле.

Рис.19. Открываем окно со строкой Групповые операции

Для выполнения вычислений с использованием размещенных в полях запроса данных прежде всего проверьте в каких столбцах каких таблиц размещены необходимые для расчетов числа. Все эти столбцы (поля) включите в запрос. Затем следует, щелкнув левой кнопкой мыши в панели инструментов на кнопке Конструктор(рис. 19), добавить в окно запроса строку Групповая операция, которая по умолчанию скрыта. Откроется окно, показанное на рисунке 20. В некоторых версиях Accessв менюВидимеется строкаГрупповая операция, которая может быть использована для этой цели.

Рис.20. Строка Групповая операция

Строка Групповая операция должна появиться автоматически. В некоторых версиях Accessэтастрока автоматически не появляется. В таком случае надо в панели инструментов нажать кнопку с символом ∑ (Групповая операция), которая выделена на рисунке . Для записи формулы выбираем пустое поле. В строке Групповая операция во всех полях запроса по умолчанию записано значение Группировка. Для ввода формулы в выбранном поле этой строки надо поместить значение Выражение, что можно сделать следующим образом:

· Щелкните по строке Групповая операция в выбранном поле.

· Щелкните по появившейся в поле кнопке с треугольником.

· В раскрывшемся списке выберите строку Выражение (рис.21 ).

· В строке Вывод на экран надо отметить флажок.

Рис. 21. Выбор групповой операции «Выражение»

Формула записывается в строке Поле по тем же правилам, что и в Excel, но вместо адресов ячеек используются заключенные в квадратные скобки имена полей. Имя поля в формуле следует вводить с учетом регистра, вручную, не копировать! В формулу могут входить числа (константы), однако проценты необходимо преобразовать в десятичные дроби. Например, если требуется вычислить отпускную цену товара, увеличив оптовую цену на 25%, в строке Поле следует записать формулу:

После ввода формулы щелкните за пределами готового выражения, можно в другой строке. Вместо знака равенства Accessдобавит в начало формулы текст Выражение1:, который и станет именем поля. Этот текст можно позднее заменить. Если в запрос будет добавлено еще одно поле с формулой, оно получит имя Выражение2: и т.д. Откройте запрос и проверьте наличие нового поля с заголовком Выражение 1. Для того, чтобы просмотреть запрос в виде таблицы, выберите в меню команду Вид, в раскрывшемся списке – Режим таблицы. Для изменения заголовка поля щелкните в панели инструментов на кнопке Конструктор(рис. 19), затем в нужном столбце строки Поле (рис. 20) удалите прежнее имя и введите новое.

Читайте также:  Как разогнать видеокарту nvidia geforce gts 250

Дата добавления: 2015-05-09 ; Просмотров: 944 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Для боле быстрой загрузки базы данных и уменьшения размера внутренних файлов следует придерживаться правила размещать информацию в таблицах, а вычисления производить в запросах.

Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице запроса, в базовую таблицу оно не переносится.

Для создания запроса с вычислениями служит тот же бланк простого запроса. Разница только в том, что в одном из пустых столбцов вместо имени записывается формула.

В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, и знаки математических операций (рис. 25).

Рис. 25. Пример записи формулы.

Для ввода длинной формулы размер окна раздела Поле недостаточен, поэтому формулу не видно целиком. Границы поля, конечно, можно увеличить, но тогда не будет видно остальных полей запроса. Эти неудобства можно ликвидировать нажатием клавиш Shift+F2 . Откроется диалоговое окно Область ввода (рис. 26), где формула будет видна целиком. (Сама формула вводится с клавиатуры).

Рис. 26. Запись и просмотр формулы в окне Область ввода.

Вводить формулу можно также с помощью построителя выражений (рис. 27), который вызывается на экран клавишами Ctrl+F2.

Рис. 27. Составление формулы в окне Построителя выражений.

В левом столбце открывшегося окна Построитель выражений нужно выбрать таблицу или запрос, тогда в среднем столбце откроется список полей этой таблицы или запроса; необходимо выделить нужное поле и нажать на кнопку Вставить. Поле будет включено в формулу в верхнем окне построителя выражений. Чуть ниже окна с формулой расположена панель инструментов. Кнопки этой панели служат для добавления в формулы математических знаков. Формула записывается без пробелов, если только их вставка специально не оговорена. Кнопка ОК и формула помещаются в окно раздела Поле конструктора запроса.

Поля, входящие в формулу, можно не выводить на экран, то есть снять флажок в разделе Вывод на экран, если они не отображаются в новой таблице, но участвуют в расчетах. Эти поля даже можно не отбирать, достаточно того, чтобы были отобраны таблицы, в которые они входят.

К результирующему полю можно применить сортировку.

3.5. Работа с формами в субд Access

Форма — это объект Access, без которого можно обойтись. Он создан специально для пользователя. Экран принимает удобный для обработки информации вид с учетом того, что пользователь может работать в БД несколько часов. Оттого, каким будет экран компьютера все это время, зависит настроение и здоровье. Часто формы приближают к виду уже известных бумажных документов. Такой подход позволяет специалистам других отраслей легко перейти на электронные документы.

Читайте также:  Как настроить гамму на ноутбуке

Через формы можно загружать данные в таблицы, просматривать и корректировать их. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к информации, выводить необходимые сообщения.

Источником данных для создания форм являются таблицы или запросы. Форму можно создать с помощью мастера или конструктора.

Таким образом, можно сделать вывод, что формы в Access являются главным средством разработки пользовательского интерфейса. В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры ее внешнего вида.

В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения — это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут содержать следующие элементы:

· идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);

· операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);

· функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)

· константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);

· значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).

· =[Оценка]/1,2, где "=" — опрератор, [Оценка] — имя поля, а 1,2 — значение;

· Date(), где Date — имя функции текущей даты, которая не имеет аргумента.

Рассмотрим создание вычисляемых полей в бланке запроса базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в запрос его необходимо открыть в режиме Конструктора. Чтобы создать вычисляемое поле в запросе (в существующем или вновь создаваемом запросе) открытого в режиме конструктора, необходимо ввести Выражение в строку Поле свободного столбца бланка запроса. Выражение может выполнять вычисления, обрабатывать текст, указывать время и дату, проверять данные и т.д. Необходимо отметить, что каждая формула вычисляется только для отдельной строки таблицы бланка запроса.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в бланке запроса на примере базы данных Training_students_VP. Постановка задачи: в запросе на выборку (Запрос 3) создать поле, в котором должны отображаться итоговые оценки (ниже на 20% от полученных по результатам рейтинга). Для решения этой задачи откроем бланк "Запроса 3" в режиме конструктора (Рис. 1).


Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля можно применить "Построитель выражений". Для этого надо установить курсор в свободное поле и выбрать на панели инструментов команду Построить (можно также воспользоваться контекстным меню), откроется окно Построитель выражений.

В верхней области построителя расположено текстовое поле выражения, предназначенное для записи выражения. Ниже поля выражения размещается строка с операторами. Три текстовых поля в нижней области используются для выбора элементов, которые могут быть вставлены в текстовое поле выражения. Выражение можно записать с клавиатуры или сформировать из готовых функций, операторов и других элементов.

Для поставленной задачи в Построитель можно ввести выражение =[Оценка]/1,2 с клавиатуры (Рис.2) и щелкнуть на кнопке ОК.


Рис. 2.

В результате в бланке запроса появится вычисляемое поле =[Оценка]/1,2


Рис. 3.

Далее надо закрыть бланк запроса в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В таблице вычисляемое поле состоит из слова "Выражение" и цифры 1, которая показывает, каким по счету создано выражение. Необходимо также отметить, что результаты вычислений, отображаемые в записях, не отформатированы.


Рис. 4.

С учетом вышеизложенного следует изменить название вычисляемого поля и отформатировать его. Для этого необходимо вернуться в режим конструктора и слово Выражение1 заменить на "Итог_оценка". Затем щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно Свойства поля (Рис. 5)


Рис. 5.

В окне Свойства поля установить формат, например Фиксированный и закрыть это окно. Затем закрыть запрос в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В результате на экране будет отображен запрос с отформатированным вычисляемым полем. Необходимо отметить, что значения вычисляемого поля не хранятся в базе данных, а являются результатом вычислений при формировании запроса.


Рис. 6.

Дата добавления: 2015-02-16 ; просмотров: 17 | Нарушение авторских прав

Читайте также:

  1. Вычисления в MS Excel
  2. Вычисления в запросах
  3. Дайте рекурсивное определение функции на примере вычисления факториала целого числа.
  4. Закон Био-Савара-Лапласа и его применение для вычисления индукции (напряженности) магнитного поля в центре и на оси кругового тока.
  5. Знакомство с СУБД Access
  6. Икусство вычисления и рассуждения
  7. Объекты СУБД Access и их назначение.
  8. Объясните назначение кнопочных форм в СУБД Access. Составьте алгоритм создания макросов. Опишите назначение и особенности макроса autoexec.
  9. по финансовым вычислениям
Ссылка на основную публикацию
Как создать словарь в word
Меня интересует вот такая тема: когда печатаешь текст на компе, например, с ошибкой правописания, появляется подсказка - как правильно надо....
Как сделать кроссворд в ворде 2010
Пользоваться файлами, созданными в MS Office, можно как угодно: открыть документ Ворд онлайн, составить в Экселе квартальный отчёт или в...
Как сделать местный разрез
Основным назначением видов является определение формы внешних поверхностей предмета. Выявление на видах формы внутренних поверхностей при помощи штриховых линий не...
Как создать таблицу на компьютере
Как создать таблицу в Word? Сейчас я просто не представляю, как можно работать без такой нужной и полезной программы, как...
Adblock detector