Как сделать согласовано и утверждаю в ворде

Как сделать согласовано и утверждаю в ворде

Рекомендуемая разметка текста

  • Лучше применять только стандартные шрифты, идущие в составе Windows и Office. В деловых документах рекомендуется Times New Roman – как самый убористый и напоминающий в наклонном виде рукописный шрифт. Размер заголовков разного уровня – 12…16 пунктов полужирного шрифта, основного текста – 12…14 пунктов. Документы, готовящиеся для передачи по факсу, должны быть устойчивы к искажениям за счет более крупного написания.
  • Недопустимо наводить красоту методом р а з р я д к и букв пробелами. Такие фрагменты невозможно будет найти методом полнотекстового поиска.
  • Некрасиво злоупотребление выделением фрагментов основного текста наклонным, жирным, подчеркнутым шрифтом. Человек, читающий такой текст, чувствует, что его собственному пониманию содержания не доверяют. Лучше выделять только цитаты и подписи.
  • Недопустимо отделять пробелами знаки пунктуации от слов. Ведь при автопереносе слов одинокие точки, запятые, кавычки, скобки, многоточия, восклицательные и вопросительные знаки будут сиротливо висеть в начале или в конце строк. И наоборот, всегда следует делать пробел перед и после тире.
  • Чтобы инициалы не отрывались от фамилий, а единицы измерений — от чисел, их лучше отделять «неразрывным пробелом» Ctrl+Shift+Пробел.
  • Не следует ставить знаки переноса и нажимать Enter в конце строки. Это не пишущая машинка. Enter нажимается в конце абзаца, причём один раз. Абзац от абзаца визуально отделяется либо красной строкой (отступом в начале первой строки абзаца), либо увеличенным интервалом между абзацами. Если нужно перейти на новую строку, не создавая нового абзаца, нажимается Ctrl+Enter.
  • Если где-то в документе приходится ставить хотя бы два пробела подряд, значит, что-то делается неправильно, не используются возможности выравнивания строк. Хорошим тестом на владение техникой выравнивания является типичное начало официальных документов:

Как это сделано? Таблица с невидимыми границами. Это, конечно, усложнённый случай. Обычно достаточно выкатить подготовленный текст на нужную позицию с помощью движка линейки.

  • Чтобы иметь опрятный вид, абзацы должны быть выровнены по ширине. Не нравятся разновеликие пробелы? Можно установить возможность переноса. Но для того, чтобы кто-то смог прочитать текст с переносами, ему придётся тоже устанавливать эту возможность, что не всегда доступно.
  • Следует обратить внимание на то, чтобы в конце текста не висели пустые строки. Они могут вызвать появление дополнительных пустых страниц при печати на принтере. При нажатии Ctrl+End курсор оказывается в позиции истинного конца документа.
  • Если в документе более двух страниц, они должны быть пронумерованы. Если у такого документа нет явного признака его окончания, например в виде подписи, то в колонтитулах лучше указать общее количество страниц.
  • Работа с таблицами

    • Столбцы с цифрами лучше воспринимаются, если они выровнены по правому краю.
    • В столбцах не следует указывать единицы измерения вместе с цифрами. Не следует отделять пробелом разряды чисел. Не следует отделять дробную часть точкой вместо запятой. Не следует оставлять пустые ячейки или ставить в них прочерк (лучше поставить 0). Всё это вызывает неправильную работу механизма автоматического пересчёта. В Microsoft Word единицы измерения указываются в заголовке столбца. В Microsoft Excel задаётся соответствующий формат ячеек, тогда единица измерения добавляется к цифрам автоматически и не сбивает расчёты.
    • В Microsoft Word для суммирования столбца чисел можно применять формулу «=SUM(ABOVE)». Но результат автоматически не обновляется. После изменений в столбце необходимо щёлкнуть правой кнопкой мышки по полю, содержащему формулу, и выбрать пункт «Обновить».

    Что это

    «Утверждаю» на документе представляет собой специальный гриф, утверждения, используемый уполномоченными лицами для разрешения или постановления. Образец реквизита унифицирован, что необходимо учитывать при оформлении.

    Как и для чего использовать

    Используется в приказах, имеющих номер. Подобная шапка составляется для каждого из должностей в одном документе. Главное требование совпадение подписей на одном уровне. Согласно указанному образцу необходимо пропечатать буквы заглавными, а далее указать фамилию руководящей должности, с указанием места, поставить дату и оставить место для росписи. Регистрация бумаги не требуется.

    Читайте также:  Как поставить пароль на вай фай тенда

    УТВЕРЖДАЮ
    Директор школы
    ________Диланова М.В.
    «____»__________20___г.

    Педагога-библиотекаря Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области
    Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с педагогом-библиотекарем МКОУ СОШ пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области, ______________________________________________________________
    в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации
    1. Общие положения
    1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
    тарифно-квалификационных характеристик заведующего библиотекой и библиотекаря, согласованных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 1 февраля 1995 г № 8 и направленных для руководства в работе письмом Министерства образования
    Российской Федерации от 4 августа 1995 г. № 58-М.
    1.2. Библиотекарь назначается и ос¬вобождается от должности директором школы.
    1.3. Библиотекарь должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, курсовую подготовку и стаж рабо¬ты в должности библиотекаря (библиографа) не менее 3 лет.
    1.4. Библиотекарь подчиняется непосредственно заместителю директора школы по учебно-воспитательной работе.
    1.5. В своей деятельности библиотекарь руководствуется законодательством Российской Федерации о культуре, образовании и библиотечном деле; постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющими развитие культуры; руководящими документами вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; правилами организации библиотечного труда, учета, инвентариза¬ции; правилами по охране труда, технике безопасности и противо¬пожарной защите, а также Уставом и Правилами внутреннего трудо¬вого распорядка школы и настоящей Инструкцией.
    2. Функции
    2.1. Информационное обеспечение учебно-воспитательного про¬цесса в школе;
    2.2. Пропаганда чтения как формы культурного досуга; 3.
    3. Педагог-билиотекарь выполняет следующие должностные обязанности:
    3.1. Организует работу библиотеки школы, формирование, обра¬ботку и систематизированное хранение библиотечного фонда;
    3.2. Составляет каталоги, картотеки, указатели, тематические спис¬ки и обзоры литературы;
    3.3. Обслуживает обучающихся и работников школы на абонемен¬те и в читальном зале, организует и проводит связанную с этим ин¬
    формационную работу (выставки, витрины и другие мероприятия по
    пропаганде книги); осуществляет подбор литературы по заявкам
    читателей;
    3.4. Ведет учет работы библиотеки и представляет установленную
    отчетность;
    3.5. Принимает книжные фонды на ответственное хранение по акту
    и разовым документам и ведет соответствующий учет, участвует в
    инвентаризации книжных фондов, списании устаревшей и ветхой
    литературы по установленным правилам и нормам;
    3.6. Принимает в установленном порядке меры к возмещению ущер¬ба, причиненного книжному и иным фондам библиотеки по вине
    читателей (пользователей) и в связи с недостачей, утратой или пор¬чей книг;
    3.7. Устанавливает и поддерживает связи с другими библиотеками;
    организует межбиблиотечный обмен;
    3.8. Оформляет подписку школы на периодические издания, конт¬ролирует их доставку;
    3.9. Принимает меры к обеспечению библиотеки необходимым
    оборудованием;
    3.10. Организует читательские конференции, литературные вечера
    и другие массовые мероприятия;
    3.11. Соблюдает правила по охране труда, технике безопасности и
    противопожарной защите; следит за надлежащим санитарным со¬
    стоянием помещений и фондов библиотеки.
    4. Права.
    Библиотекарь имеет право:
    4.1. Давать обязательные для исполнения указания обучающимся и работникам школы по вопросам, касающимся соблюдения правил пользования библиотечными фондами;
    4.2. Контролировать и направлять работу уборщика служебных
    помещений и рабочего по обслуживанию и текущему ремонту зда¬ний, сооружений и оборудования в помещениях библиотеки;
    4.3. Участвовать с правом совещательного голоса в заседаниях Педагогического совета школы.
    5. Ответственность
    5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи¬тельных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора школы и иных локаль¬ных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных
    настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, библиотекарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
    5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво¬их должностных обязанностей библиотекарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и
    (или) гражданским законодательством.
    Библиотекарь несет полную материальную ответственность в слу¬чае недостачи, утраты или порчи книг, принятых на хранение на ос¬новании письменного договора о полной материальной ответствен¬ности, если не докажет, что ущерб причинен не по его вине.
    6. Взаимоотношения. Связи по должности
    6.1. Работает по графику, составленному исходя из 20-часовой ра¬бочей недели и утвержденному директором школы по представле¬нию заместителя директора школы по учебно-воспитательной ра¬боте;
    6.2. Может привлекаться по распоряжению заместителя директора
    школы по учебно-воспитательной работе к экстренной замене вре¬менно отсутствующих учителей и воспитателей в пределах нормаль¬ной продолжительности своего рабочего времени с дополнительной почасовой оплатой педагогической работы;
    6.3. Получает от директора школы и его заместителя информа¬цию нормативно-правового и организационно-методического харак¬тера, знакомится под расписку с соответствующими документами;
    6.4. Работает в тесном контакте с учителями, родителями обучаю¬щихся (лицами, их заменяющими); систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками школы.

    Читайте также:  Зарплата игроков дота 2

    С инструкцией согласен
    второй экземпляр инструкции получил на руки
    __________________________(подпись,дата)

    • Ушанов Александр | руководитель административного подразделения Группы компаний

    Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

    Внешнее согласование

    Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

    3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

    Ректор Финансовой академии
    при Правительстве Российской Федерации
    Личная подпись А.Г. Грязнова
    Дата

    Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

    Письмо Российской академии
    медицинских наук
    от 05.06.2003 № 430-162

    Протокол заседания Правления
    Российской государственной
    страховой компании «Росгосстрах»
    от 05.06.2003 № 10

    Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике

    Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)

    Внутреннее согласование

    1. Визирование документа (виза согласования)

    Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

    Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

    ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

    3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Руководитель юридического отдела
    Личная подпись А.С. Орлов
    Дата

    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Руководитель юридического отдела
    Личная подпись А.С. Орлов
    Дата

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    Читайте также:  Как отсканировать документ на принтере кэнон

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    Образец визирования документа

    2. Лист согласования

    На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

    Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

    В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

    Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

    Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации

    Образец классического листа согласования

    3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

    Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

    Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

      При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:

    Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

    • либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
    • либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой ­компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

    4. Согласование в СЭД

    Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

    1. Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
    2. Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
    3. Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

    У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

    • сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
    • согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).

    Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно ­заверяется подписью руководителя СДОУ.

    Лист согласования, выведенный из СЭД

    См. статью «Согласование документов в кредитной организации» в № 2’ 2016 и в № 3’ 2016

    Ссылка на основную публикацию
    Как сделать кроссворд в ворде 2010
    Пользоваться файлами, созданными в MS Office, можно как угодно: открыть документ Ворд онлайн, составить в Экселе квартальный отчёт или в...
    Как поставить старую версию скайпа
    Программа Skype, как и любой другой активно развивающийся софт, постоянно обновляется. Однако не всегда новые версии выглядят и работают лучше...
    Как поставить фотографию на контакт в андроид
    На любом смартфоне реализована возможность установки изображения на телефонный контакт. Оно будет отображаться при поступлении входящих звонков от этого контакта...
    Как сделать местный разрез
    Основным назначением видов является определение формы внешних поверхностей предмета. Выявление на видах формы внутренних поверхностей при помощи штриховых линий не...
    Adblock detector