Как создать задачу в outlook

Как создать задачу в outlook

"Обычные" люди используют MS Outlook, входящий в комплект MS Office, процентов эдак на 10. И, чаще всего, почту Outlook. Некоторые даже путают MS Outlook и Outlook Express. Реже пользуются адресной книгой Oulook. И зря. Ведь в Outlook есть возможности, которые способны не только упорядочить работу, но и высвободить огромное количество времени для тех дел, которые являются приоритетными. Давайте поговорим о задачах, категоризации с помощью MS Outlook, делегировании и контроле поручений, о том, как организовать тайм менеджмент на Outlook 2007.

Эффективная и настраиваемая возможность работать с задачами – одно из наиболее ценных свойств Outllok. Цель данной статьи – показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их и выстраивать с логическую систему, как делегировать задачи и контролировать их выполнение с помощью программы Outlook.

Создание новой задачи

Для создания новой задачи необходимо:

1. перейти в раздел «Задачи»

2. нажать кнопку

3. появится основное окно задачи:

4. Для создания повторяющейся задачи необходимо нажать кнопку

в результате чего появится следующее меню:

Определение параметров задачи

1.В меню нажмите Параметры, появится окно:

2. Для выбора необходимого времени оповещения существует два способа:

• Время начала работы с MS Outlook, в этом случае вы ставите время прихода на работу.

• Время общего контроля задач — выбирается единое время для контроля всех задач, при выборе такого типа напоминания важно помнить, что оповещение ставится только на задачи высокой важности, требующие отдельного внимания.

3. Параметры задачи позволяют нам:

Назначение и отслеживание задач

МS Outlook позволяет создавать не только задачи для личного пользования, но и задачи, которые необходимо делегировать кому-то другому. При назначении задач у Вас на компьютере остается только копия задачи, и вы не можете вносить в нее изменения, копия будет обновляться одновременно с обновлением порученной задачи.

Для того, чтобы назначить задачу, необходимо:

• в основном окне задачи нажать

• появится поле Кому, в котором необходимо ввести адрес того, Кому делегируется задача. При назначении задачи нескольким ответственным одновременно, обновление задачи будет отсутствовать.

Если нет необходимости отслеживать задачу, ее можно отправить электронным сообщением, сделать это можно двумя способами:

1. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите задачу на папку Почта;

2. В окне задачи нажать кнопку , затем нажать Переслать, задача будет послана, как вложенный документ.

При делегировании задачи ВАЖНО соблюдать следующие правила:

1. Точно опишите задачу, используя место комментариев;

2. Указать какому виду ключевой деятельности соответствует задача;

3. Желаемый результат должен содержаться в названии задачи;

4. Делегируйте ресурсы по возможности письменно перечислите;

5. Согласуйте процедуры отчетности и контроля;

6. Определите последствия (вознаграждения и штрафы);

7. Не вмешивайтесь в ход исполнения.

Задача должна соответствовать двум критериям:

 Е – единица измерения

 О – определенно во времени

2. УМНАЯ

 Я – я могу достичь

Работа с делегированными задачами

При получении делегированной задачи, тот, кому задача делегирована, может принять ее или отклонить.

Чтобы принять задачу:

1. Дважды нажмите на запросе о задаче;

2. Нажмите после чего задача автоматически перемещается в меню задачи, а делегировавшему задачу автоматически отправится уведомление, что задача была принята.

Чтобы отклонить задачу:

1. Дважды нажмите на запросе о задаче;

2. Нажмите , делегировавший задачу, получит уведомление, что задача не принята.

При приеме задачи, а так же при дальнейшей работе над ней необходимо изменять ее состояние и процент готовности:

1. Не началась; 25%
2. Выполняется; 50%
3. Отложена; 75%
4. В ожидании; 100%
5. Завершена.

В случае изменения статуса уведомление об этом отправляется делегировавшему задачу автоматически. При выставлении 100% задача автоматически считается завершенной.

Когда задача завершена, необходимо открыть вкладку Подробно

Объем работ: сколько планировалось потратить времени.

Организации: с кем были контакты по ходу выполнения задачи.

Outlook позволяет самостоятельно отправлять отчеты по делегированным задачам:

1. Открыть окно делегированной задачи

2. Нажать Отправить отчет

3. В поле Кому ввести адрес.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЗОРА ЗАДАЧ

Требования к обзору задач:

• вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам – тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.

• информации в «месте обзора» не должно быть слишком много – иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.

Все краткосрочные задачи к исполнению удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Доступ к настройке представлений из меню:

Оптимизация обзора с помощью категорий

Оптимизация обзора будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.

2. Формы представления краткосрочных задач в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:

1. Стандартные — по умолчанию заданные в программе.

2. Пользовательские — те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи очень простые, например, позвонить кому-то, и задачи сложные, включающие в себя много действий, например, разработать проект.

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на категории в соответствии с ключевыми областями:

Вот кнопка задания категории в поле задачи в увеличенном виде

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Чтобы создать новую категорию, необходимо вписать ее название в поле «Элемент принадлежит следующим категориям» и нажать

Для удаления ненужных категорий нажмите Вы увидите меню: используя кнопки «добавить» и «удалить», Вы можете сформировать именно тот список категорий, который будет максимально Вам удобен.

Если вам нужно присвоить категорию большой группе накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам.

Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по ключевым областям, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:

Читайте также:  Зато смотрите какие нашлись похожие картинки

1. Вызвать контекстное меню, нажатием правой кнопки мыши на пустом поле.

2. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка»

3. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю» выбрать пункт «Категории».

Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился. Все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. Значит, можно смотреть и работать с задачами одной категории (например, продажи), не отвлекаясь на посторонние задачи и отвлечения.

Мы постарались показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их, выполнять, делегировать и контролировать их исполнение с помощью электронного планировщика Outlook. Надеемся, эти сведения и рекомендации окажутся полезными.

Такой инструмент – не панацея от хаоса и избытка срочных и важных дел. Он выполняет вполне конкретную задачу – помогает Вам справляться с задачами более эффективно, сберегая Вам и время, и усилия, и деньги.

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Поручения

Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.

Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.

  1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
  2. В поле «Тема» введите имя задачи.
  3. Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
  4. Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
    • задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
    • задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
    • При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
    • Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».

    Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.

    1. В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
    2. В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
    3. В меню Правка выберите команду Вставить.
    4. При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.

    Переименование задачи

    В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.

    Изменение состояния задачи и процента завершения

    Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.

    Пометка задачи как завершенной

    Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».

    Изменение порядка отображения задач

    • Сортировка всех задач в списке
      1. В разделе Задачи отсортируйте список.
      2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
      3. Нажмите кнопку «Сортировка».
      4. В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
      5. Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
      6. Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
      7. Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
        1. В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
        2. Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
        3. Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
        4. Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
        5. Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
        6. Назначение важности задач
          1. Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
          2. Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
          3. В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
          4. После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.

          Запись затраченного времени для задачи

          1. Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
          2. Откройте вкладку Подробно.
          3. Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».

          Планирование в календаре времени завершения задачи

          1. Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
          2. На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
          3. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.
          Читайте также:  Как выключить анимацию в windows 10

          Отправка отчета о состоянии задачи

          1. Откройте задачу, о состоянии которой требуется отправить отчет.
          2. Выберите в меню Действия команду Отправить отчет о состоянии задачи.
          3. Введите имена адресатов в полях «Кому», «Копия» и «СК».
          4. Если задача назначена вам, в эти поля автоматически будут внесены имена членов списка обновления.
          5. Нажмите кнопку «Отправить».

          Установка или удаление оповещения для задачи

          • Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
            1. Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
            2. Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
            3. Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, выберите в меню Сервис команду Параметры. Выберите время в поле «Время оповещения».
            4. Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
              1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
              2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
              3. Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.

              Установка срока и даты начала задачи

              1. Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
              2. Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
              3. Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
              4. Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.

              Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.

              Преобразование сообщения в задачу

              1. В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать, на кнопку «Задачи».
              2. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

              Принятие или отклонение назначения задачи

              1. Откройте задачу или поручение.
              2. Нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить».
              3. Установите переключатель Изменить ответ перед отправкой (введите комментарии к сообщению и нажмите кнопку «Отправить») или «Отправить ответ сейчас».

              Назначение задачи другому пользователю

              • Первое назначение задачи
                1. Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
                2. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
                3. В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
                4. Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
                5. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
                6. Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
                7. Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
                8. Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
                9. Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
                  1. Откройте отклоненную задачу в списке задач.
                  2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
                  3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
                  4. Нажмите кнопку «Отправить».
                  5. Переназначение порученной вам задачи
                    1. Откройте сообщение, которое содержит поручение.
                    2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
                    3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
                    4. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
                    5. Нажмите кнопку «Отправить».

                    Отправка примечаний к назначенной задаче

                    1. Откройте назначенную задачу, примечания к которой требуется отправить.
                    2. В меню Действия выберите команду Ответить или Ответить всем.
                    3. Введите примечание в текстовом поле сообщения.
                    4. Нажмите кнопку «Отправить».

                    Возвращение прав владельца отклоненной задачи

                    1. Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.
                    2. Выберите в меню Действия команду Вернуться к списку задач.

                    Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов

                    1. Пересылка задачи для отслеживания другими пользователями.
                    2. Откройте задачу, которую требуется отправить.
                    3. Выберите в меню Действия команду Переслать.
                    4. Введите имена адресатов в полях «Кому» и «Копия».
                    5. Если это необходимо, введите сообщение в текстовом поле задачи.
                    6. Чтобы отправить копии нескольких задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач на текстовое поле пересылаемой задачи.
                    7. Нажмите кнопку «Отправить».

                    Отслеживание назначенных задач

                    • Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
                      1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
                      2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
                      3. Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
                      4. Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
                      5. Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
                        1. Нажмите кнопку «Задачи».
                        2. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
                        3. Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
                          1. Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
                          2. На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.

                          Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи

                          1. Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
                          2. Перейдите на вкладку Подробно.
                          3. Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».

                          Повторяющиеся задачи

                          Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.

                          1. Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
                          2. В меню Действия выберите команду Повторение.
                          3. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
                          4. Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
                            • повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
                            • повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
                            • Выберите даты начала и окончания задачи.

                            Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

                            Опубликовано Михаил Непомнящий в 14.10.2016 14.10.2016

                            Многие люди до сих пор используют бумажный блокнот и ручку для составления списков дел и всевозможных задач и напоминаний. В некоторых случаях это действительно отличный способ, однако зачастую не лишним будет воспользоваться современными решениями.

                            Почтовый клиент Outlook 2016 позволяет создавать и вести списки дел и задач, как лично для себя, так и совместно с другими пользователями. А система напоминаний делает его незаменимым помощником на каждый день. Ведите списки дел и задач, выставляйте им категории и приоритеты, процент выполнения и дедлайны. Ведите совместные задачи и рассылайте электронную почту участникам. С возможностями Outlook 2016, возможно, вы уже скоро откажетесь от использования обычных стикеров с напоминаниями.

                            Читайте также:  1С привязки элементов формы

                            Как использовать задачи в Outlook 2016

                            Для начала откройте панель «Задачи», кликнув на соответствующую пиктограмму в меню почтового клиента. В списке «Мои задачи» отдельно будут сортироваться «Список дел» и локальные «Задачи».

                            «Список дел» содержит не только список ваших задач, но также и события, которые вы отметили как «К исполнению». «Задачи» – это те задания, которые вы создали в секции «Задач», в том числе и во вкладках с письмами или календарем.

                            Создание новых задач

                            Есть несколько способов для создания задач, а каждой задаче вы можете добавить максимум дополнительных деталей, или можете вообще их не трогать, задав только название.

                            Самый простой способ создать новую задачу, это находясь в панели задач в области «Задачи» кликнуть мышь на надпись «Щелчок добавит элемент (Задача)». Просто введите название для нового элемента, и он будет создан. Далее вы можете создавать другие новые задачи. В качестве тренировки создайте шесть разных задач при помощи данного инструмента.

                            Примечание: Если у вас отображается список задач на вкладках «Почта» и «Календарь», то там также можно быстро создать новый элемент, просто заполнив поле «Введите новую задачу» и нажав клавишу Enter. Если список задач у вас не отображается, его можно добавить через ленточное меню «Вид» – «Макет» – «Список дел» – «Задачи».

                            Чтобы пометить задачу выполненной достаточно кликнуть на красный флажок напротив ее названия. Аналогично можно кликнуть не на флажок, а на пустой чекбокс, где после этого появится галочка, а название самой задачи станет перечеркнутым.

                            Сделать это, опять же, можно как на вкладке «Задачи», так и на других. С той разницей, что на вкладке «Задачи» вы продолжите видеть завершенное задание, напротив которого появится галочка, тогда как в «Почте» и «Календарь» такое задание пропадет из списка.

                            Изменение статуса задачи

                            Чтобы внести изменения и дополнения к любой задаче, просто кликните на нее дважды. У вас откроется новое окно, в котором будет отображена вся информация о задаче – вы можете ее добавлять, изменять, удалять. Например, добавьте описание вашему заданию, конкретизировав какой именно результат должен получиться на выходе. После этого нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

                            Это же окно вы увидите если будете создавать задачу не так, как это было описано выше, а по нажатию на кнопку «Создать задачу» в ленточном меню (раздел «Главная»). Это удобно, если помимо названия вы сразу знаете сроки исполнения, хотите использовать различные статусы и категории, приоритет и напоминания.

                            Для начала в поле «Тема» введите название для новой задачи. Используя календарь, вы можете задать дату начала и дату выполнения задачи (или использовать только один из этих элементов). Пункт «Состояние» позволяет выбрать из выпадающего списка одно из пяти значений для статуса, например, «Выполняется» или «Завершена». «Важность» бывает трех типов, а «% завершения» позволяет контролировать процесс выполнения.

                            Проставив галочку в чекбоксе «Напоминание», выберите конкретную дату, когда оно должно прозвучать, выберете время. Также при необходимости можно выбрать вручную звуковой сигнал, кликнув на пиктограмму с громкоговорителем.

                            Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто кликните на ней один раз и начните печатать. Сюда можно поместить любую информацию, имеющую отношение к задаче.

                            Если в ленточном меню в графе «Задача» нажать на пиктограмму «Подробно», то можно также задать ориентировочное количество часов на исполнение задачи и количество затраченных часов. Здесь же можно указать информацию о расходах на выполнение и название Организации, с которой вы имеете дело. Для перехода в предыдущий раздел с описанием и напоминанием в том же ленточном меню кликните на пиктограмму «Задача», расположенную рядом с «Подробно».

                            Назначение задачи другому человеку

                            Если вы хотите назначить ту или иную задачу для выполнения другим пользователем, просто откройте ее двойным нажатием мыши и в появившемся окне в ленточном меню в графе «Задача» выберите пиктограмму «Назначить задачу».

                            У вас появится форма, напоминающая электронное письмо. В графе «От» из выпадающего списка можно выбрать электронной ящик, с которого вы будете отправлять задачу (если у вас настроено больше одного почтового адреса). В поле «Кому» необходимо указать ответственного за работу над заданием (само собой, он также должен пользоваться программой Outlook). Далее по необходимости вы можете использовать любые дополнительные элементы – дата начала и выполнения, состояние, важность, описание.

                            Убедитесь, что проставлены галочки в чекбоксах «Держать обновленную копию этой задачи в списке задач» и «Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи». Так вы всегда будете в курсе происходящего, если пользователь по ходу работы меняет статус – состояние и процент завершения.

                            По заполнению всех необходимых данных нажмите кнопку «Отправить». Если у вас ранее были установлены персональные напоминания для этой задачи, то Outlook 2016 оповестит вас, что вы более не являетесь ответственным за задачу и ранее установленное напоминание отключено. Нажмите «Ок» – сообщение будет отправлено.

                            Когда вы назначаете задачи кому-то другому, иконка с человечком автоматически появится рядом с обычным значком задачи.

                            Использование категорий

                            Для каждой задачи вы можете использовать категории. Причем у одной задачи может быть назначено несколько категорий. Для добавления категории нажимаем на задачу двойным щелчком мыши и из ленточного меню в графе «Задача» нажимаем кнопку «Выбрать категорию» – «Все категории».

                            По умолчанию категории названы по цвету, которым они помечены. Выбрав категорию нажмите на кнопку «Переименовать» и назовите ее по своему усмотрению. Также для удобства можно выбрать для категории сочетание клавиш, используя выпадающий список. Таким образом в дальнейшем можно будет назначать задачам категории не открывая их, а просто выделяя их в общем списке и нажимая сочетание клавиш, заданное ранее.

                            Выбрав категорию, жмем Ок. У задачи должна появиться цветная полоса, на которой будет указано имя (или имена) выбранных категорий. Соответствующее обозначение будет отображаться и в списках задач.

                            Просмотр текущих задач

                            Вы можете просматривать ваши задачи, используя различные инструменты. В ленточном меню выберите пункт «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление» – у вас появятся варианты отображения ваших списков.

                            Как правило, по умолчанию выбран «Простой список», где отображаются все задания с различной важностью, на любую дату, в том числе уже выполненные. Когда же у вас количество задач идет не на один десяток, то сделать удобную выборку бывает крайне полезно.

                            При этом делая выборку, скажем, по задачам на текущий день, то есть выбрав из списка «Изменить представление» значение «Сегодня», при необходимости вы всё также можете иметь под рукой общий список задач. Для этого наведите курсор на иконку «Задачи» в панели навигации и во всплывающем окне на кнопку в правом верхнем углу – «Закрепить выноску обзора». По ее нажатии у вас добавится панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создавать новую задачу (аналогичная панель может отображаться в разделах «Почта» и «Календарь», о чем уже говорилось выше).

                            Ссылка на основную публикацию
                            Как сделать кроссворд в ворде 2010
                            Пользоваться файлами, созданными в MS Office, можно как угодно: открыть документ Ворд онлайн, составить в Экселе квартальный отчёт или в...
                            Как поставить старую версию скайпа
                            Программа Skype, как и любой другой активно развивающийся софт, постоянно обновляется. Однако не всегда новые версии выглядят и работают лучше...
                            Как поставить фотографию на контакт в андроид
                            На любом смартфоне реализована возможность установки изображения на телефонный контакт. Оно будет отображаться при поступлении входящих звонков от этого контакта...
                            Как сделать местный разрез
                            Основным назначением видов является определение формы внешних поверхностей предмета. Выявление на видах формы внутренних поверхностей при помощи штриховых линий не...
                            Adblock detector