Как связать данные excel и word

Как связать данные excel и word

Совместная работа приложений Mіcrosoft Excel и Word

20.1 Теоретические сведения

Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна "Вставка объекта" изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

20.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

20.3 Постановка задачи

Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

  1. создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
  2. создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
  3. вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
    • в виде таблицы Word;
    • в виде внедренного объекта;
    • в виде связанного объекта.

    После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

    20.4 Пошаговое выполнение работы

    20.4.1 Включите ПК

    Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

    20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

    20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

    После запуска Microsoft Word откроется окно приложения "Документ 1 — Microsoft Word", в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

    20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

    После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга "Книга 1" с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец "Всего" и строку "Итого") в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

    Читайте также:  Вибер скрытые чаты как открыть

    20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами

    20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

    20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
    • выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
    • установите переключатель в положение Вставить;
    • В списке "Как:" выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

    20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
    • выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
    • установите переключатель в положение Связать;
    • В списке "Как:" выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

    20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные

    20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • пересчитайте данные во всей таблице.

    20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

    • выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
    • щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

    20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

    • выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
    • закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

    20.4.5 Завершение работы

    Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

    Читайте также:  Календарь с местом для заметок

    Copyright

    © Обучение в интернет, .
    Обратная связь

    Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Специальная вставка (менюПравка) или командойФайл(менюВставка).

    В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка.

    Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приемника в поле списка Какдиалогового окнаСпециальная вставканеобходимо выбрать опциюНеформатированный текст.

    Для того чтобы сохранить элементы форматирования документа-источника необходимо вставлять его как Текст в формате RTF.

    Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приемнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует. Если область связи не подсвечена, выберите команду Параметры(менюСервис) и на вкладкеВидв раскрывающемся спискеЗатенение полявыберите строку «При выделении» или «Всегда».

    Для того чтобы увидеть в документе-приемнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, выберите команду ПараметрыменюСервиси на вкладкеВидактивизируйте флажокКоды полей. При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.

    Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда СвязименюПравка) (рис.7.7).

    Рис. 7.7. Диалоговое окно команды Связи

    Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросуобновление происходит:

    при открытии или распечатке файла документа-приемника;

    при нажатии быстрой клавиши обновления полей F9.

    Связывание таблицы Excel и документа Word

    Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.

    Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.

    При выборе формата Объекттаблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.

    Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF. При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.

    Если выбрать формат Неформатированный текст, таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.

    При выборе форматов РисунокиРастртаблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать форматРисунок.

    Вообще Word хорошо «подготовлен» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Excel., которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена чистая таблица.

    Читайте также:  Какой мессенджер не сжимает видео

    При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только активизируется опция ВставитьвместоСвязать. При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника.

    Как связать данные Excel и/или Word для автоматического обновления?

    Ежедневно мы работаем не в одном, а во многих файлах Excel и Word. Довольно часто необходимо связать данные в разных файлах таким образом, чтобы при изменении данных в одном месте все связанные данные изменялись автоматически. Если автоматические связи не настроены, то приходится несколько раз выполнять одну и ту же операцию по изменению данных в файлах.

    Когда нужна автоматическая связь данных?

    Например, при формировании заказа поставщику нужно связать данные из своего расчетного файла со стандартной формой заказа поставщика. Если такие связи не установлены, то возникает ряд проблем: вероятность возникновения ошибки при переносе данных, утомительные ручные операции копирования и вставки данных, необходимость проверки правильности переноса ссылок, если они существуют и так далее.

    Другой пример, требующий связать данные. При изменении реквизитов клиента необходимо изменить данные во всех связанных договорах. При этом данные клиента могут находиться как в файле Excel, так и в файле Word. Договоры же обычно делают в Word.

    Кроме изменения реквизитов клиента, например, строительным компаниям часто приходится вести расчеты для клиента в Excel. Это может быть: расчет общей стоимости строительства, расчет стоимости фундамента, стоимость транспортных услуг, стоимость внутренних работ и т.д. Методика расчета стоимости каждого этапа отличается от других. Поэтому расчеты ведутся или в разных листах Excel, или даже в разных книгах Excel. А в договор на оказание услуг необходимо вносить данные о стоимости каждого этапа работ.

    Некоторые (но не все) задачи по связи данных в Excel решает функция ВПР. Но ВПР пригодна для работы со сплошными прямоугольными массивами данных. Сбор же данных из многих неунифицированных файлов Excel — очень трудоемкая и кропотливая работа. Тем более, если эти данные затем необходимо перенести во множество документов Word. И если не настроена автоматическая связь данных в разных файлах, то работа по переносу данных требует большого напряжения, пристального внимания и долгого вглядывания в монитор.

    Решать такие задачи по связи данных в разных файлах эффективно с помощью макросов VBA, написанных под конкретную задачу.

    Схематично описанный ниже проект был реализован для московской строительной компании, осуществляющей строительство индивидуальных домов на участках за пределами МКАД.

    Ссылка на основную публикацию
    Как поставить старую версию скайпа
    Программа Skype, как и любой другой активно развивающийся софт, постоянно обновляется. Однако не всегда новые версии выглядят и работают лучше...
    Как повернуть диаграмму на 90 градусов
    Научимся вращать (поворачивать) график функции относительно начала координат. Для примера используем график функции y=x*sin(10*x). Координаты (x'; y') в результате поворота...
    Как повернуть купольную камеру видеонаблюдения
    Страница 12 5 Регулировка положения видеокамеры Положение купольной видеокамеры можно регулировать по двум осям. Следя за изображением на мониторе, отрегулируйте...
    Как поставить фотографию на контакт в андроид
    На любом смартфоне реализована возможность установки изображения на телефонный контакт. Оно будет отображаться при поступлении входящих звонков от этого контакта...
    Adblock detector